Arkiv i depot

Eldre kommunearkiv
Eldre arkiver er arkiv som er 20-25 år gammelt og gått ut av administrativ bruk. Tromsø kommune må avlevere sitt arkivmateriale til byarkivet (som blant annet er kommunens depot). Vi har mellom 16-1700 hyllemeter arkiv i vårt depot, men mye er ikke ordnet og katalogisert ennå. Materialet som er ferdig ordnet publiseres på vår nettside under Arkivkataloger.
 
De eldste arkivene dvs. Tromsø by og tidligere Ullsfjord, Hillesøy og Tromsøysund kommune før 1964 er grovordnet og katalogisert. Kommunene slik vi kjenner den med formannskap og kommunestyre startet med formannskapslovene i 1837. De eldste arkivene som byarkivet har, starter rundt dette 1837/38. Arkivene gjenspeiler de oppgavene kommunen har og har hatt (sentraladministrasjon, skolekontor og skoler, sosiale oppgaver, tekniske oppgaver mv.).
 
Private arkiver
Det har fulgt med noe privatarkiv avleveringer av kommunale arkiver. Normalt tar byarkivet ikke inn privatarkiv dersom de ikke er nært knyttet opp mot kommunal drift eller delvis eierskap. Byarkivet henviser forespørsler om å ta imot privatarkiver etter lag, foreninger og næringsvirksomhet til Statsarkivet i Tromsø.
 
Byarkivet har følgende privatarkiv:
Sjakk OL                   uordnet
Tromsø 2018            uordnet
 
Tromsø bykommune
Tromsø Dramatiske Selskap
Tromsø teaterlag
Hålogaland teaterselskap
Tromsø kunstforening
Tromsø musikalske selskap
Nord-Norges sangerforbund
Tromsø private forberedende skole
Tromsø filatelistklubb
Asylforeningen
Det norske totalavholdsselskap
Tromsø vernelag
Tromsø skipsforsikringsforening
Tromsø krets av norsk selskap for skipbrudnes redning
Foreningen Tromsø
Fagforening for Tromsø kommunale fagsjefer
Tromsø by- og herredskassererforening
Rådmann Lars Thørings privatarkiv
Overrettssakførerne Falc og Warhuus
«Skaarø» hvalstasjon
 
Hillesøy kommune
Rekvik kraftverk
 
Tromsøysund kommune
Tromsøysund landbrukslag
Skytterlaget
Mjelde landbrukslag
Mjelde fjøskontrollag
Mjelde bondelag
Straumsbukta bondelag
Mjelde egglag
A/L Melketransport
Mjelde maskinlag
Mjelde driftskredittlag
Mjelde helselag
Mjelde ytre sjømannsmisjonsforening
Komiteen til reising av Mjelde kapell
 
Ullsfjord kommune (Vi har ikke privatarkiv fra Ullsfjordområdet)
 
 
Personregistre
Personregistre er registre (fortegnelse mv.) der opplysninger om hver enkelte person er lagret systematisk slik at det er lett å finne igjen. Kommunen håndterer store mengder personopplysninger som elevmapper, PPT-mapper, barnevernsmapper, helsekort, pasientjournaler mv. Avlevering av personregistre til et arkivdepot skal som hovedregel skje 10 år etter siste kontakt med den personen det gjelder (for barnehagebarn gjelder 5-års regelen).
 
Tromsø kommune kjøper tjenester hos Interkommunalt arkiv Troms når det gjelder oppbevaring av personregistre (unntaket er pasientjournaler). Hovedregelen er at hvis en ønsker tilgang til sin egen «mappe», må en ta kontakt med den enheten som er eller har vært behandlingsansvarlig.
 
Allmennlegetjenesten og/eller den enkelte helsestasjon må kontaktes dersom en ønsker innsyn i sin egen pasientjournal.
 
Elektronisk arkiv
Elektronisk arkivmateriale er digital informasjon og datasett fra ulike typer datasystemer som Tromsø kommune har.
 
Byarkivet ønsker også å tilby depottjenester for elektronisk arkiv og vi har begynt intern opplæring for å håndtere mottak, sikring og bruk av arkivene. Utfordringene for Tromsø kommune er å få en oversikt over alle systemene som brukes, informasjonsinnholdet i disse og bevaringsgraden.
 

Les også:

Skriv ut Skriv ut |
Del denne side: