Arkivplan

Staten, fylkeskommunen og kommunen er pliktig å ha en arkivplan, jfr. arkivforskriften § 2-2. En arkivplan skal være et aktivt verktøy for virksomhetene i Tromsø kommune – der skal hver enkel tilsatt kunne gå inn og se hvordan en dokumenttype skal handteres og arkiveres.
 
Arkivplanen skal inneholde en oversikt over innholdet i arkivet, over lover og regler som styrer virksomheten og informasjonsflyten, rutiner og instrukser som gjelder arkiv- og informasjonsbehandlinga. Den skal også inneholde informasjon om hvor arkivet er lagret.
 
Utarbeidelse av arkivplan skjer på initiativ fra kommunens administrative ledelse og arkivansvarlig. Opprettelse av arkivplan organiseres normalt som prosjekt. Plan for de enkelte fagområder utvikles i samarbeid med fagområdets enhetsledere, saksbehandlere og arkivpersonale (arkivarer, sekretærer og systemansvarlige) i den enkelte enhet. Arkivplanen holdes oppdatert gjennom at stabsfunksjoner på de enkelte fagområder og kommunale enheter melder inn endringer i lover, instrukser, rutiner og dokumentflyt til Arkiv- og dokumenttjenesten.
 
Fullelektronisk arkivering forutsetter at saksarkivsystem og fagsystem understøtter juridisk dokumentasjon av saksbehandlingsflyten. Dette oppnår man gjennom å kartlegge hvilke data og metadata som må bevares i systemet for å sikre at disse ivaretas. Informasjonen samles i arkivplanen og avleveres til arkivdepot sammen med arkivuttrekk.

 
arkivplan

Online verktøy

Arkivplan.no er et web-basert verktøy som er utviklet for å lette arbeidet med å utarbeide en arkivplan. Arkivplan.no er utviklet av kommunearkivinstitusjonene i Norge i samarbeid med Nexus Group AS og med støtte av ABM-utvikling. Tjenesten er levert og driftes av Nexus Group AS.
 
Tromsø kommune er medeier i arkivplan.no.

Les også:

Skriv ut Skriv ut |
Del denne side: