Leverandørfakturaer

Kommunen stiller krav til leverandørfakturaer:

Tromsø kommune har iverksatt et prosjekt for automatisering og effektivisering av vår leverandørfaktura behandling. Dette innbærer skanning og tolking av leverandørfaktura informasjon, samt automatiserte interne attestasjons- og anvisningsrutiner.

For at dette skal fungere må vi imidlertid sette visse krav til leverandørfakturaens innhold

1. Alle faktura som initieres på bakgrunn av en rekvisisjon fra Tromsø skal merkes med rekvisisjonens rekvisisjonsnummer
2. Alle andre faktura skal merkes med et bestillernummer som skal oppgis når varen bestilles

Begge disse numrene brukes til automatisk kobling mellom bestiller og attestant/ anviser, og erstatter tidligere merking med navn.

Etter en overgangsperiode fram til 01.04.2004, med pilotdrift og innfasing av alle enheter i Tromsø kommune, vil kravet til vår ønskede merking bli absolutt og faktura som ikke er merket i henhold til kravene vil bli returnert til leverandøren.

Bruk av rekvisisjonsnummer vil være regelen i Tromsø kommune, og vi anmoder våre leverandører å inkludere denne informasjonen i sine faktureringssystemer slik at vår automatiserte tolking av fakturaens informasjon kan foregå smertefritt.

Spørsmål kan rettes til vårt Fakturasenter på telefon 777 90 000 eller vårt innkjøpskontor 777 90 292/ 777 90 295. I tillegg ber vi om at alle leverandører sender på mail deres faksnummer og e-mail adresse til stig.arve.nordby@tromso.kommune.no

De av dere som ønsker å sende sine faktura som 'file' til Tromsø kommune kan ta kontakt med prosjektleder Roald Johnsen, telefon 777 90 388/ 971 06 862.

Alle leverandørfakturaer sendes til denne adressen

Tromsø kommune
Fakturasenteret
Rådhuset
9299 Tromsø

Krav til faktura - Tromsø kommune

1. Alle fakturaer som initieres på bakgrunn av en rekvisisjon fra Tromsø skal merkes med rekvisisjonens rekvisisjonsnummer
2. Alle andre faktura skal merkes med et bestillernummer og skal oppgis når varen bestilles
3. Fakturaadresse skal være for alle fakturaer:

Tromsø kommune
Fakturasenteret
Rådhuset
9299 Tromsø

4. Alle fakturaer skal være merket med vareadresse
5. Alle som bestiller på vegne av Tromsø kommune skal oppgi/avkreves rekvisisjons- eller bestillernummer. Disse numrene brukes til automatisk kobling mellom bestiller (rekvirent) og attestant/ anviser (godkjenner)

Følgende opplysninger må forefinnes på en og samme fakturaside

• Rekvisisjon-/bestillernummer
• Forfallsdato DDMMÅÅÅÅ
• Fakturasum - ikke øreavrunding
• Banknummer og eventuelt KID
• Organisasjonsnummer
• Fakturanummer