Avlevering av arkiv

Byarkivet tar imot eldre og avsluttet arkiv fra alle kommunens enheter/virksomheter. Materialet må være 25-30 år gammelt og gått ut av administrativ bruk. Alle kommunens enheter har avleveringsplikt. Enhetene er selv ansvarlige for kostnadene ved avlevering.
 
Ved omorganiseringer der en virksomhet avvikles/legges ned, må arkivet avsluttes (ordnes og katalogiseres) og avleveres til arkivdepot (byarkivet). Dersom en annen enhet overtar funksjonen, kan arkivet overføres til ny enhet. Da skal arkivet holdes adskilt fra den nye virksomhetens arkiv.
 
Når en enhet ønsker å avlevere sitt arkiv, ta kontakt med byarkivet. Byarkivet skal godkjenne avleveringen før materialet tas inn, se Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner
 
Dette kan gjører på to måter:
Virksomheten ordner og listefører arkivet selv, se veiledning
Virksomheten kjøper denne tjenesten av byarkivet
 
Avlevering av personregistre:
Tromsø kommune har en avtale med Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) for avlevering av personregistre (elevmapper, mapper barnehagebarn, PPT, barnevern, sosialmapper mv.). Mappene skal avleveres 10-år etter siste kontakt (5-år for barnehagebarn). Ønsker en å avlevere slikt materiale, ta kontakt med IKA Troms, adresse, e-post, telefon.