Tromsø kommune skal behandle personopplysningene dine på en lovlig og sikker måte. På denne siden kan du lese om hvordan vi behandler personopplysningene dine og hvilke rettigheter du har som registrert i våre systemer.

Hva betyr de nye personvernreglene?

Fra 20. juli 2018 trådte ny personvernlovgivning i kraft, ved at EUs personvernforordning GDPR ble innlemmet i norsk rett.  Personvernforordningen stiller større krav til åpenhet rundt innsamling og bruk av personopplysninger.

Dette medfører at vi blant annet er forpliktet til å informere deg om hvilke personopplysninger vi behandler om deg, hvilke rettslige grunnlag vi har for å gjøre dette, hvor lenge opplysningene vil bli oppbevart, og hvem opplysningene eventuelt deles med.

Hvorfor behandler vi personopplysninger om deg?

Tromsø kommune behandler personopplysninger blant annet for å kunne utføre lovpålagte oppgaver, utføre tjenester, og for å kunne saksbehandle henvendelser fra deg. Når vi «behandler personopplysninger», betyr det for eksempel at vi innhenter opplysninger, registrerer dem, setter dem sammen, lagrer dem eller utleverer dem.

Dersom vi ønsker å behandle personopplysninger som ikke er nødvendige for å utføre våre lovpålagte oppgaver, vil du bli informert om at det er frivillig å gi fra deg opplysningene og hva som er formålet med behandlingen av personopplysningene. (f.eks. ved spørreundersøkelser).

Hvilke rettslige grunnlag har kommunen til å behandle personopplysninger om deg?


Lov og forskrift
  • Personopplysningsloven og Europeisk personvernforordning (GDPR) regulerer adgangen til å behandle personopplysninger og dine rettigheter.
  • Arkivloven inneholder regler for hvordan dokumenter skal lagres, og når de skal til arkivinstitusjon.
  • Opplæringsloven har regler om blant annet innsamling, bruk og lagring av opplysninger til bruk i grunnskolen og ungdomsskolen.
  • Helseregisterloven inneholder regler om hvordan helseopplysninger som samles inn skal behandles, herunder hvordan de sikres, hvem som har tilgang og om de kan utleveres til andre.
  • Helse og omsorgstjenesteloven gir innbyggerne rett til nødvendige helse- og omsorgstjenester.
  • Offentlighetsloven med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unndras offentlighet.
  • Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet. Som part i en sak har du særskilte rettigheter.
 
  • Kommuneloven
  • Arbeidsmiljøloven
  • Barnevernloven
  • Sosialhelsetjenesteloven
  • Helse- og omsorgstjenesteloven
  • Helsepersonelloven
  • Folketrygdloven
  • Nav-loven
  • Regnskapsloven
  • E-kom-loven
 
Samtykke
I noen tilfeller vil du bli bedt om å samtykke til behandling av personopplysninger. Du har da rett til informasjon om hva kommunen skal bruke personopplysningen til. Du kan når som helst trekke ditt samtykke til behandling av personopplysninger tilbake.


 

Hvor henter vi opplysninger fra?

Vi samler inn opplysninger du oppgir til oss ved personlig oppmøte, telefon, e-post, brev eller når du benytter ulike elektroniske søknadsskjemaer. 

Vi innhenter også nødvendig personopplysninger om deg fra andre offentlige myndigheter eller registre, eksempelvis ligningsopplysninger eller andre opplysninger fra Skatteetaten, NAV eller Folkeregisteret.

Informasjonskapsler
Når du besøker vår hjemmeside www.tromso.kommune.no samles det inn informasjon ved hjelp av informasjonskapsler (cookies). Tromsø kommune benytter informasjonskapsler til personalisering, pålogging, språkstyring og for statistikk som brukes til forbedring av nettsidene.

Den nye ekomloven trådte i kraft 1. juli 2013 og har fått en ny bestemmelse om vilkårene knyttet til lagring av opplysninger i kommunikasjonsutstyr - den såkalte "cookie-paragrafen" (ekomloven §2-7b).

Ved å gå inn og hente informasjon og/eller benytte tjenester på våre nettsider samtykker du i at det settes informasjonskapsler i din nettleser - i og med at de fleste nettlesere er innstilt slik at de automatisk aksepterer cookies. Dersom du ikke vil akseptere vår bruk av cookies, kan du gå inn og trekke tilbake ditt samtykke ved å endre innstillingene i nettleseren. Vi gjør imidlertid oppmerksom på at dette kan medføre at tjenestene på våre nettsider ikke fungerer optimalt.

Sosiale medier
Tromsø kommune bruker Facebook, Instagram og Linked In. Når vi velger å bruke disse kanalene blir vi bundet til deres vilkår for bruk av tjenestene. 
 
Dersom du besøker våre Facebook-sider plasserer Facebook informasjonskapsler på din enhet, uavhengig av om du har egen konto eller ikke. Informasjonskapslene samler inn opplysninger om sine brukere, og en del av disse dataene blir gjort tilgjengelig for oss som administrator av denne siden. Dette gjelder sammensetning av kjønn, aldersfordeling, nasjonalitet, bosted og språket til de som liker siden vår, de som følger siden vår, de personene vi når gjennom postene våre (som får de opp i nyhetsfeeden sin) og personer som har engasjert seg i postene (klikket på dem, kommentert eller likt) uavhengig av om de liker eller følger siden vår.  Behandlingsansvarlig for disse opplysningene vil være eier av det aktuelle mediet, samt Tromsø kommune. 
 
Disse dataene bruker vi gruppevis når vi skal målrette poster eller annonser på Facebook og Instagram, slik at informasjonen vi skal ut med når målgruppen sin bedre.
 
Vi ber alle som bruker siden vår om å sette seg inn i Facebooks generelle personvernvilkår. De finner du herHer kan du lese om Facebooks bruk av informasjonskapsler.

 

Hvilke personopplysninger behandler vi?

De vanligste personopplysningene Tromsø kommune behandler er:
  • Kontaktopplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse
  • Opplysninger som er nødvendige for å identifisere deg, som fødselsnummer, d-nummer, kjønn, statsborgerskap
  • Opplysninger om dine relasjoner til andre, eksempelvis navn på ektefelle, samboer, barn, sivilstatus
  • Helseopplysninger som diagnose og hvilke medisiner du bruker
  • Opplysninger knyttet til de tjenester som du som innbyggeren benytter, eksempelvis barnehage, skole, byggesak, renovasjon m.m.
Du kan lese mer om hva som regnes som personopplysninger på Datatilsynet sine sider.
 

Hvordan tar vi vare på personopplysningene dine?

Dine personopplysninger vil i hovedsak behandles i kommunens fagsystemer og registre.

Det er bare ansatte med tjenstlig behov som har tilgang til bygg og fagsystemer/registre der personopplysningene er lagret. Tekniske tiltak i form av viruskontroll, brannmur o.l skal hindre uvedkommende å få tilgang til din informasjon via datanettverket.

Når og med hvem deler vi dine personopplysninger?

I noen tilfeller vil dine personopplysninger bli overført til eksterne mottakere. Dette vil bli gjort når vi er forpliktet til det og mottaker kan for eksempel være NAV, sykehus og Utdanningsdirektoratet.

Når dine personopplysninger behandles i fagsystem som ligger hos ekstern leverandør, har kommunen databehandleravtale med leverandøren for å regulere sikkerheten rundt behandlingen, og sikre at personvernet blir ivaretatt i tråd med lov og forskrift. I noen tilfeller lagres leverandørenes data i et tredjeland. I slike tilfeller ser vi som behandlingsansvarlig til at det bare brukes land som EU-kommisjonen har uttalt er sikre.

Hvor lenge oppbevarer vi personopplysningene dine?

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke, slettes dersom du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt, lagres så lenge lovhjemmelen krever det, for eksempel etter bestemmelser i arkivloven.

Hvem er behandlingsansvarlig?

Tromsø kommune v/ Kommunedirektøren er øverste ansvarlig for behandling av personopplysninger.

Hvilke rettigheter har du?

Du har rett til informasjon og innsyn

Når kommunen behandler opplysninger om deg, skal du som registrert i våre systemer alltid få vite hvilke data som behandles, hva opplysningene brukes til, samt hvor lenge opplysningene skal lagres. Du kan henvende deg til kommunen og be om å få innsyn i dine personopplysninger. Vi vil svare på din henvendelse innen 30 dager.
Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Du må derfor legge ved kopi av gyldig legitimasjon. Dette gjør vi for å være sikre på at du er den du er, og at ingen andre gir seg ut for å være deg.
 

Du har rett til å korrigere

Dersom du oppdager feilaktige personopplysninger om deg selv kan du kreve at vi korrigerer informasjonen. Kommunen skal også på eget initiativ rette mangelfulle eller feilaktige opplysninger.


Du har rett til å be om sletting

Vi sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for det formålet vi samlet de inn. Dersom du mener kommunen registrerer informasjon om deg som ikke er nødvendig, kan du be om at denne informasjonen blir slettet. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel arkivloven.


Du har rett til begrensing av behandling

Begrensning av opplysningene innebærer at personopplysningene som samles inn ikke lenger kan behandles, men fortsatt lagres.


Du har rett til innsigelse

Du kan protestere på at vi behandler opplysninger om deg.


Du har rett til å få kopi av din data

Dette kalles retten til dataportabilitet. Du har under enkelte omstendigheter rett til å motta opplysninger som du har gitt oss i et digitalt format, og også rett til å få informasjon overført til en annen virksomhet dersom du ønsker dette. Retten til dataportabilitet gjelder kun opplysninger som du har gitt til oss.


Du har rett til å klage til Datatilsynet

Hvis du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no


Du har rett til å få utført dine rettigheter gratis

Når du ber om innsyn, retting, sletting eller tar i bruk andre rettigheter etter personvernreglene, er dette gratis, med mindre anmodningene dine er åpenbart grunnløse eller overdrevne.


Partsinnsyn etter forvaltningsloven

Dersom du henvender deg til oss med en klage, vil vi normalt vise til eller legge ved din henvendelse når vi tar kontakt med den innklagede parten. Du kan be om at vi ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid svært mye til for å nekte en part innsyn i en sak dersom han/hun ber om det. Kommunen kan derfor ikke garantere anonymitet ved slike henvendelser.


Innsyn etter offentlighetsloven

Hovedregelen etter Offentlighetsloven er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at presse eller andre som spør om det, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i kommunens saksdokumenter. Din henvendelse til oss vil dermed også være offentlig uansett hvilken form den kommer i. Kommunen håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Slike dokumenter blir unntatt fra offentlighet. Interne dokumenter kan også unntas offentlighet dersom det finnes lovhjemmel for å unnta.
 

Hvem kan du kontakte?

Tromsø kommune har et personvernombud som du kan kontakte hvis du har spørsmål om kommunens behandling av personopplysninger. Personvernombudet skal jobbe for at personvernet ivaretas på en god måte, både for ansatte og innbyggere.
Les mer om ombudets oppgaver her

Personvernombudet i Tromsø kommune

Kontaktinformasjon:
Renate Bugge
renate.bugge@tromso.kommune.no

Per post:
Tromsø kommune
v/ Personvernombudet Renate Bugge
Stab for politisk og administrativ ledelse
Postboks 6900
9299 Tromsø