Hvorfor (føre journal) og hva (skal journalføres)
Journalføring er en fortløpende og systematisk registrering av opplysninger om inngående og/eller utgående dokumenter hos et organ, en virksomhet e.l. Disse opplysningene samles i en journal, ofte kalt brevjournal eller postliste. Offentlige organer har på grunn av innsynsretten plikt å føre journal. Et dokument er journalføringspliktig når det har kommet inn til eller blitt sendt ut fra organet og det både er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Et dokument som ikke fører til saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon skal ikke arkiveres, men det kan godt journalføres selv om bare ett av kriteriene er oppfylt. Journalføring må skje kontinuerlig - altså daglig.
Organinterne dokumenter (også kalt interne notat) er det valgfritt å journalføre, med enkelte unntak. Hvilke organinterne dokument som er journalføringspliktige er beskrevet i offentleglova §8, §14 og §16.
Dokumenter i innsynssaker er ikke journalføringspliktige, med mindre dokumentet gjelder eller inneholder en nærmere begrunnelse, en klage, et krav om betaling for innsyn eller et spørsmål om hvordan innsyn skal gis.
Publikasjoner og brosjyrer som virksomheten selv lager skal arkiveres, helst i samme sak hvor forarbeidene ligger, og de bør også journalføres. Publikasjoner og brosjyrer som blir mottatt skal ikke bevares, arkiveres eller journalføres.
Stillingssøknader skal journalføres. Kunngjøringstekst, forenklet og utvidet søkerliste, og søknad med vedlegg til den som blir ansatt er materiale som skal bevares for ettertiden og skal arkiveres.
Innkjøpssaker skal i sin helhet arkiveres og journalføres. Innkjøpsprotokollen, konkurransegrunnlaget, innkomne anbud, anbudsdokument, skriftlig kommunikasjon og andre dokumenter som er produsert i forbindelse med saken er underlagt innsynsretten og må derfor journalføres.
SMS, meldinger over chat, sosiale medier o.l. skal journalføres dersom dokumentet inngår i saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Innfris bare et av kriteriene skal det arkiveres men må ikke journalføres. Det er kommunikasjonens innhold, og ikke form, som bestemmer hvorvidt det er journalføringspliktig.
Hvordan (journalføre)
Ved registrering av dokumenter i journalen er det en rekke opplysninger som skal være med (jf. §10 forskrift om offentlige arkiv):
• Journalføringsdato
• Saks- og dokumentnummer
• Navnet på avsender eller mottaker
• Opplysninger om saken, innholdet eller emnet
• Dateringen på dokumentet
• Klasse etter organets ordning for klassifikasjon
• Ekspedisjons- eller avskrivingsdato og
• Avskrivingsmåte
Det skal være mulig å identifisere dokumentet. Noen saker kan, av ulike årsaker, inneholde opplysninger som er unntatt offentlighet. Disse kan unntas fra journalen ved utelating, overstrykning eller nøytrale beskrivelser (f.eks «Pensjonssak», «Budsjettssak»).
Papirjournalen
For noen kan det være aktuelt å ha en analog journal hvor inngående og utgående brev og notat føres manuelt, for eksempel hos små organ eller utvalg. En slik papirjournal blir ofte ført i protokoll, og er en enkel kronologisk oversikt over korrespondanse. I en papirjournal skal innkomne dokument bli registrert med kronologisk løpenummer og med referanse til det forrige brevet i saken. Saksdokumentene skal arkiveres etter det klassifikasjonssystemet som organet bruker. På Arkivverket sine nettsider er det mulig å laste ned statens standardblankett for journalføring.
Seksjon for arkiv og Tromsø kommunes postliste
Seksjon for arkiv er arkivtjeneste og postmottak for hele rådhuset i Tromsø kommune. Seksjonen driver mottak, registrering og gradering av post, avskrivning av utgående post og utlån av dokumenter (intern og eksternt). Kl 1400 første virkedag etter registrering publiseres Tromsø kommunes offentlige journal, hvor publikum kan be om innsyn i dokumenter og saker (Tromsø kommunes elektroniske postliste: https://innsyn.tromso.kommune.no/postjournal). Denne gjennomgås og kvalitetssikres av Seksjon for arkiv før publisering. Seksjon for arkiv kan også bistå med hjelp og veiledning knyttet til bruk av sak- og arkivssystemet ESA i saksbehandling.
Skjermdump som viser eksempel på søk i Tromsø kommunes elektroniske postliste. Viser blant annet informasjon som saksnr, dato, beskrivelse og avsender/mottaker. Publikum kan også bestille dokumenter ved å klikke på «Bestill». Dokumenter som er unntatt offentlighet er markert for å vise det.
Kilde / nyttig informasjon
Se
Arkivverkets side om journalføring. Her kan også statens standardblankett for journalføring lastes ned (nederst på siden).
